¿Por qué?

¿Qué?

¿Dónde?

¿Quién?

¿Cuándo?

Idia M. Martínez, Lic. RP28

Presidenta

Upfront Communication

Definitivamente los tiempos han cambiado.  Fungir como ejecutivo en una empresa hoy, no es lo mismo que hace unas décadas.  Con el pasar del tiempo los temas que antes eran tendencias hoy son una realidad retante.  Relaciones obreros patronales, leyes laborales, responsabilidad social empresarial, globalización…. Estos y otros asuntos no sólo han cambiado la forma de hacer negocios, sino también la forma de comunicarse con los diversos públicos.

En este aspecto las relaciones públicas han cobrado un papel protagónico y  los medios noticiosos siguen siendo una vía importante que los profesionales especializados en esta rama de la comunicación utilizan para transmitir mensajes de forma rápida y simultánea.

Por medio del manejo de la comunicación con la prensa, una empresa tiene la oportunidad de informar a cerca de situaciones que le afectan o que son de interés público, clarificar un asunto que podría convertirse en crisis de no atenderse a tiempo, compartir sus logros o proyectar su responsabilidad social, entre otros objetivos.

Sin embargo, un encuentro con la prensa puede ser tan beneficioso como perjudicial, dependiendo de la forma en que se maneje.  Más allá de qué se va a decir, es importante determinar quién y cómo lo dirá.  Es decir, quién será el portavoz de la organización y cómo estructurará el mensaje para que este cumpla con los objetivos trazados.  En muchas ocasiones estos dos aspectos han distorsionado por completo el mensaje que se pretendía comunicar.

Primeramente, al identificar al portavoz, la organización debe estar consciente de que, tanto la prensa como el público desean escuchar a alguien con alto poder jerárquico.  Dependiendo de la naturaleza del asunto, este puede ser desde el presidente hasta un gerente de división.  Por supuesto, alguien con un amplio conocimiento de la empresa y del asunto en particular.

No importa la preparación académica o años de experiencia, los portavoces deben recibir un adiestramiento para el manejo de prensa, por parte de un experto en el tema, quien además posea licencia para ejercer las relaciones públicas en Puerto Rico. 

Hasta el más articulado y aplomado ejecutivo puede mostrar inseguridad o poca credibilidad, si no cuenta con las herramientas para dominar su proyección en cada medio. 

La dicción, el gesto, la expresión facial, la vestimenta; todo comunica, en ocasiones mucho más que las palabras.

En la entrevista radial, por ejemplo, es crucial comunicar el mensaje de forma enérgica, pero pausada, ya que el oyente no tendrá la referencia visual para entender el mensaje.  En televisión, por el contrario, será importante dominar la comunicación no verbal y utilizar desde la postura hasta el movimiento de las manos para acentuar aquellos segmentos del mensaje en los que queremos hacer énfasis.

Parece simple, pero son tantos los detalles que cuidar, que sólo se logra ser efectivo cuando se estudia, se practica y se analiza.

La estructura del mensaje es otro aspecto importante. Al recibir un adiestramiento para el manejo de prensa, el portavoz aprende a conciliar su interés de transmitir algunas ideas, sin dejar de satisfacer las necesidades de información de la prensa.

Realizar un fogueo antes del encuentro con la prensa es importante, pues le permite al portavoz anticipar y contar con toda la información para ofrecer respuestas que satisfagan al periodista y que a su vez proyecten de forma adecuada a la organización. También, desarrollar tres puntos clave antes de la entrevista e insertar los mismos en las respuestas a las diversas preguntas que le formulen, será de gran ayuda.

La estrategia para el manejo de los aspectos mencionados, dependerá a su vez del tipo de encuentro que se tendrá con el o los medios.  Dominar una entrevista, no es lo mismo que participar en una rueda de opinión o salir airoso de una conferencia de prensa.  Mucho menos, si cualquiera de dichos escenarios se produce durante una situación de crisis.

Lo importante es que el portavoz entienda lo trascendental de su rol.  De su desempeño ante los medios podría depender la percepción del público sobre su empresa. Definitivamente, esa responsabilidad no puede tomarse a la ligera.

Para información sobre los adiestramientos para portavoces que ofrece Upfront Communication puede llamar al 787-749-0226 o escribir a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.